Lesson 9, Topic 1
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systematisierte Kommunikation

Zahnräder einstellen: Abläufe definieren.

Wer macht was wann und mit wem in deiner Organisation? Am Anfang wirst du das Meiste selber machen und die Anderen Mitarbeiter wissen auch schon was sie tun sollen. Aber vielleicht beim ersten Straßeneinsatz wird deutlich, dass niemand daran dachte die Presse zu informieren, oder das Verbindungskabel für die Mikrofone zu überprüfen. Wenn das passiert ist es Zeit dir Abläufe zu überlegen, die alle Beteiligten helfen wann was gemacht werden muss. 

Stelle dir deine Gruppe wie ineinandergreifende Zahnräder vor


Hier findest du ein Beispiel für einen Prozess innerhalb von THS:

Vorlage

Vieles muss in einer Gruppe immer wieder kommuniziert werden. 

  • Standartantworten auf Anfragen

  • Prozessbeschreibungen

  • Theologische Positionen

  • Missionsstatement

  • Wertvorstellungen

  • Aufgabenbeschreibungen

  • Spendenanliegen

  • Aussendarstellungen

Vorlagen helfen dir Zeit zu sparen und trotzdem die zentralen Anliegen immer wieder zu kommunizieren. Sie helfen dir außerdem das Gleiche zu Person A wie zu Person B zu kommunizieren. Damit wird deine Gruppe transparent. Nachteil: Inhalte verändern sich und müssen deswegen immer wieder angepasst werden. 

Lege fest:

  • Welche Vorlagen brauchen wir?

  • Wer ist für die Erstellung zuständig?

  • Wer pflegt die Vorlagen?

  • Wo und wie werden diese Vorlagen verteilt?

Im Anschluss ein Beispiel für die 14 Regeln, die Mitarbeiter von Amazon ausgehändigt bekommen, sobald sie im Unternehmen anfangen: 


Customer Obsession – 100% kundenorientiert

Leader fangen beim Kunden an und arbeiten von dort aus rückwärts. Sie arbeiten stetig daran, das Vertrauen unserer Kunden zu gewinnen und zu bewahren. Leader behalten Mitbewerber im Blick, aber der Kunde bleibt immer im Fokus.


Ownership – Verantwortung übernehmen

Leader sind Eigentümer des Unternehmens. Sie planen auf lange Sicht und opfern langfristige Werte nicht zugunsten kurzfristiger Ergebnisse. Sie handeln im Interesse des gesamten Unternehmens, nicht nur im Interesse des eigenen Teams. Sie sagen nie „das ist nicht meine Aufgabe“.


Invent and Simplify – Erfinden und Vereinfachen

Amazon Mitarbeiter fordern von sich und ihren Teams, innovativ und einfallsreich zu sein und immer wieder Wege zu finden, Dinge zu vereinfachen. Sie kennen ihr Umfeld, suchen überall nach neuen Ideen und lassen sich nicht davon beeinflussen, ob Innovationen innerhalb oder außerhalb ihres Teams entwickelt wurden. Wenn wir etwas Neues in Angriff nehmen, akzeptieren wir, dass wir über lange Zeit missverstanden werden könnten.


Are Right, A Lot – Die richtige Entscheidung treffen

Unsere Leader treffen die richtigen Entscheidungen. Sie haben ein ausgezeichnetes Urteilsvermögen und einen guten Instinkt. Sie suchen unterschiedliche Perspektiven und hören niemals damit auf, ihre eigenen Überzeugungen auf den Prüfstand zu stellen.


Learn and Be Curious - Neugierig bleiben und nie aufhören zu lernen

Für Leader ist der Lernprozess nie abgeschlossen, denn sie wollen sich stetig verbessern. Neuen Möglichkeiten begegnen sie neugierig, aufgeschlossen und erkunden sie stets.


Hire and Develop the Best – Die besten Mitarbeiter einstellen und weiterentwickeln

Leader setzen die Messlatte mit jeder Einstellung und Beförderung höher. Sie erkennen außergewöhnliches Talent und unterstützen Versetzungen und Entwicklung im Unternehmen. Leader entwickeln Leader und nehmen ihre Coaching-Rolle ernst. Im Interesse unserer Mitarbeiter entwickeln wir Mechanismen zur Karriereförderung wie zum Beispiel Career Choice.


Insist on the Highest Standards – Immer höchste Maßstäbe anlegen

Leader setzen unermüdlich hohe Standards – vielen mag dieser Standard sogar unverhältnismäßig hoch erscheinen. Leader legen kontinuierlich die Messlatte höher und motivieren ihre Teams, qualitativ hochwertige Produkte, Services und Prozesse zu entwickeln. Leader achten darauf, dass Fehler keine weiten Kreise ziehen und dass ihre Ursache endgültig behoben wird.


Think Big – In großen Dimensionen denken

Wer klein denkt, kann keine großen Ziele erreichen. Leader entwickeln und kommunizieren eine mutige Vision und inspirieren zu großen Ergebnissen. Sie denken anders und um die Ecke und suchen überall nach neuen Wegen, um den Kunden zu dienen.


Bias for Action – Aktiv handeln

Schnelles Handeln ist wichtig im Geschäftsleben. Viele Entscheidungen und Handlungen sind widerrufbar und müssen nicht ausgiebig vorab untersucht werden. Wir schätzen kalkulierte Risikobereitschaft.


Frugality – Gezielter Einsatz von Ressourcen

Mit weniger mehr erreichen. Sich einzuschränken kann auch Einfallsreichtum bewirken, finanzielle Unabhängigkeit und Innovation fördern. Es gibt bei uns keinen Applaus für Leader, die nur die Anzahl der Mitarbeiter, das Budget oder die Fixkosten erhöhen.


Earn Trust - Vertrauen aufbauen und verdienen

Leader sind aufmerksame Zuhörer, treffen ehrliche Aussagen und behandeln Ihre Mitmenschen mit Respekt. Sie üben offen Selbstkritik, selbst wenn das unangenehm oder peinlich erscheint. Leader wissen, dass sie und ihr Team nicht unfehlbar sind. Sie messen sich und ihre Teams an den Besten.


Dive Deep – Dingen auf den Grund gehen

Leader arbeiten auf allen Ebenen und verlieren nie den Blick fürs Detail. Sie überprüfen Entscheidungen und Prozesse regelmäßig und reagieren skeptisch, wenn Erwartung, Intuition und Resultate nicht im Einklang stehen. Keine Aufgabe ist ihnen zu unbedeutend.


Have Backbone, Disagree and Commit – Rückgrat zeigen, eigene Meinungen vertreten und getroffene Entscheidungen mittragen

Leader müssen Entscheidungen, mit denen sie nicht einverstanden sind, auf respektvolle Art in Frage stellen, auch wenn dies unangenehm oder anstrengend ist. Leader haben Überzeugungen und vertreten diese hartnäckig. Sie akzeptieren keine Kompromisse, wenn diese nur zugunsten des Zusammenhalts der Gemeinschaft getroffen werden. Wenn eine Entscheidung gefallen ist, stellen sie sich voll und ganz dahinter.


Deliver Results - Ergebnisse liefern

Leader richten ihr Augenmerk auf die wichtigsten Einflussfaktoren für ihren Geschäftsbereich und liefern Ergebnisse in der richtigen Qualität und unter Einhaltung aller Fristen ab. Auch wenn sie Rückschläge hinnehmen müssen, stellen sie sich der Herausforderung und geben niemals auf.


Kanäle in deiner Gruppe schaffen

Information

Die Herausforderung ist es Kommunikationskanäle innerhalb der Organisation zu schaffen. Stell dir das Bild eines Baumes vor. Um zu wachsen braucht er Kanäle von den Wurzeln zu den Blättern um diese mit Wasser und Mineralien zu versorgen. Umgekehrt braucht es Kanäle von den Blättern um die aus der Photosynthese gewonnene Energie bis zu den Wurzeln weiterzuleiten. Die Folge von gelungener Kommunikation ist Wachstum oder Innovation.


Informationen die in deiner Organisation zirkulieren müssen:

Fragen:

  1. wo werden diese Daten erhoben und gespeichert?
  2. hast du die erforderlichen Berechtigungen? Datenschutz ist auch für Kirchen notwendig. (siehe DSGVO)
  3. Wer pflegt die Daten um sie auf dem aktuellen Stand zu halten?
  4. Welche technischen Kanäle benutzt du für die Kommunikation?

Investition

Auch der Geldfluss ist eine Form der Kommunikation. Wenn du einem Mitarbeiter ein Budget freigibst dann ist das eine Information: Ich vertraue dir diesen Betrag an, damit du damit unser gemeinsames Projekt voranbringst. 


Fragen:

  1. Wer hat Zugriff auf Budgets in deiner Organisation?
  2. Gibt es Richtlinien warum das so geregelt ist?
  3. Werden dadurch Innovationen gefördert?
  4. Wer kontrolliert jeweils die Budgets?
  5. kann man sich für ein Budget bewerben?

Innovation

Innovation oder nachhaltiges Wachstum kommt nicht von alleine. Es geschieht dort, wo die richtige Information mit der notwendigen Investition zusammenkommt. Das muss nicht immer die komplette Gemeindestrategie sein. Jeder Mitarbeiter sollte ermutigt werden innovativ zu handeln. Stell dir vor, jeder Leiter/in müsste mindestens eine innovative Idee pro Jahr verfolgen und bekäme dafür ein Budget. 


Fragen:

  1. gibt es eine Kultur der Innovation in deiner Gruppe?
  2. wie wird entschieden, ob eine Idee verfolgt werden soll?
  3. Wo werden Erfolge gefeiert?
  4. wie geht die Gruppe mit Misserfolgen um?


Datenschutz

Seit Mai 2018 gilt eine verschärfte Datenschutzrichtlinie der EU. Sie gilt eingeschränkt auch für Kirchen. Grundsätzlich solltest du dir darüber im Klaren sein, dass du keine personenbezogenen Daten ohne eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen speichern darfst. Das ist quasi alles was du über die Person wissen könntest: Namen, Geschlecht, Geburtstag, Familienstand, Kontodaten, Schulbildung, Kfz Kennzeichen, usw. Kirchen erheben sogar besonders sensible Daten wie ein religiöses Bekenntnis. 


Auch das THS erhebt z.B. eine Einwilligung bei jedem Studenten. Du findest sie im Anschluss an diesen Absatz. Das kann nerven, aber du wirst empfindliche Strafen bekommen, wenn du das ignorierst. Erkundige dich über die aktuellen Vorschriften der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung).